Innovare la gestione organizzativa
Il progetto ha introdotto/adeguato delle procedure organizzative e ha sviluppato degli applicativi a supporto delle innovazioni introdotte. Sono state codificate e mappate le attività aziendali, identificati i punti critici, i ritardi sistemici, gli errori ripetitivi che si concentravano sia nella pianificazione sia nel passaggio delle informazioni.
È stata avviata una sistemazione del layout interno dei prodotti per migliorare il magazzino, una informatizzazione dei flussi operativi, degli strumenti a supporto e della documentazione.
Sono stati realizzati degli applicativi informatici con programmi dedicati alla registrazione delle attività giornaliere di pianificazione giri e incarico autisti e fatturazione cliente. È stato possibile ridurre gli sprechi e ottimizzare le prestazioni.
Lavorare con brand prestigiosi di moda e retail richiede che le operazioni di consegna e trasporto siano precise e puntuali. Pertanto, il progetto ha visto l’azienda impegnata in un percorso di riorganizzazione delle procedure gestionali al fine di aumentare l’efficienza dei servizi logistici.
Sono state codificate e mappate le attività aziendali, identificati i punti critici, i ritardi sistemici, gli errori ripetitivi che si concentravano sia nella pianificazione che nel passaggio delle informazioni.
Attraverso l’acquisizione dei servizi specialistici si sono perseguiti i seguenti obiettivi:
- Ridurre gli sprechi di tempo e risorse
- Ridefinire le modalità di carico/scarico semplificando le registrazioni
- Facilitare la pianificazione dei “giri” degli autisti e migliorare le comunicazioni con gli stessi
- Semplificare la preparazione/gestione delle attività di fatturazione
- Facilitare la pianificazione delle consegne e migliorare le comunicazioni
- Ridefinire il layout aziendale e le modalità di comunicazione interne
Il conseguimento di tali obiettivi ha permesso all’azienda di incrementare la sua capacità competitiva e di migliorare il suo posizionamento nel mercato di riferimento.
Il progetto prevede un intervento per modificare le modalità operative e formalizzare delle soluzioni lean office, che innovino la gestione organizzativa all’interno dell’azienda, attraverso l’adeguamento delle procedure organizzative.
I processi aziendali sono stati rimodulati, soprattutto per quanto concerne il servizio logistica-controllo qualità-spedizione, in modo da potenziare i flussi informativi e le strutture, riducendo al contempo la documentazione.
Migliorare gli strumenti ha semplificato la sequenza operativa grazie allo sviluppo di appropriati sistemi di monitoraggio, automatizzati mediante applicazioni informatiche con programmi dedicati alla registrazione delle attività e alla gestione del servizio.
Sono stati realizzati degli applicativi informatici con programmi dedicati alla registrazione delle attività giornaliere di pianificazione giri, incarico autisti e fatturazione cliente.
È stato possibile ridurre gli sprechi individuati e ottimizzare le prestazioni.
Si possono citare come attività salienti nel lavoro svolto: l’identificazione dei punti critici del precedente processo organizzativo/produttivo attraverso interviste, la riduzione dei ritardi sistemici attraverso strumenti dedicati, la riduzione delle dimenticanze in fase di pianificazione attraverso sequenze informatiche, alcuni processi aziendali con particolare riferimento al servizio logistica-spedizione sono stati ridefiniti.
Sono stati eliminati i colli di bottiglia che rallentavano le attività di aziendali attraverso una rimodulazione dei flussi informativi e una ridurre della documentazione cartacea, sono state realizzate applicazioni informatiche con programmi dedicati per la registrazione delle attività e per la gestione del servizio.
Elemento centrale del progetto sarà l’ottimizzazione dei servizi logistici che l’impresa offre, al fine di accrescerne la competitività. Il consulente ha supportato l’azienda nelle seguenti attività:
Sono stati analizzati i flussi di informazioni tra i vari uffici ricostruendo con flow chart le modalità operative. Sono stati identificati i punti critici, i ritardi sistemici, gli errori ripetitivi e sono state individuate le attività con alto spreco.
Ridefinizione delle procedure e flow chart per le attività interne, definizione di un nuovo layout a magazzino per migliorare le operazioni di spostamento merce.
Per favorire la pianificazione degli ordini e delle consegne, la registrazione delle attività di carico scarico, l’organizzazione e rendicontazione delle attività operative.
Sono stati realizzati due applicativi gestionali con software VBA Excel:
Applicativo 1.
Il primo applicativo permette una volta selezionati i laboratori (fornitori), la creazione dei “giri” che gli autisti devono eseguire in giornata per il recupero della merce, con indicazione delle destinazioni e dei tempi di carico/scarico, fornisce la stampa dei documenti di viaggio e relativi incarichi, memorizza per ogni cliente le tratte mensili e a consuntivo è usato per la fatturazione.
Applicativo 2.
Il secondo applicativo permette di registrare le attività di carico scarico a magazzino per quei clienti che chiedono oltre al trasporto anche il servizio logistico di deposito temporaneo della merce, fornisce la situazione aggiornata dei giorni di giacenza di ogni articolo caricato a magazzino.
La ridefinizione del layout aziendale ha permesso di ridurre i tempi di carico/scarico, di diminuire l’errore umano, di facilitare le operazioni di spostamento merce, di proteggere la merce del cliente da danni accidentali.
Spesa totale ammessa
40.000,00 €
Contributo concesso
2.496,00 €